こんにちはoguです。
朝晩だけでなく日中もすっかり寒くなってきましたね。
今年はまさかの11月の初雪が降りました。
雪が降ると「困った」と同時にほんのりうれしい気持ちにもなるのですが、さすがになんの心構えのない今回は「困った」気持ちにしかならなかったのでした…(´・ω・`)
さて、今回はそんな雪の日でも篭ってお仕事するのに便利なGoogleドライブの活用法、ファイル共有についてご紹介したいと思います。
このファイルを○○さんに送らなくちゃ！みなさんそんな時どうしていますか？
メールに添付するのが一般的かもしれませんが、実はメール添付にはいろいろと問題があるのです。
一般的にメール添付して送るのに失礼のないサイズは2～3MB程度と言われています。
メールというのは受け取る相手のことを考えなければいけません。
メールサーバやPCのスペック等、相手がどんな環境なのか不明な場合は一般的な範囲内で負荷をかけないような配慮が必要です。
10MBなどの大きな容量をメールで添付して送ると、
・添付ファイルが大きすぎて受信するのに何時間もかかる
・割り当てられた容量を超えてしまい他のメールが受信できなくなってしまう
・メールサーバが迷惑メール等と認識してそもそもメール自体を受信できない
などなど、さまざまな問題が起こる可能性があります。
デジカメで撮影した写真は標準設定では1枚でも数MBあります。
Word、Excel、PowerPointのファイルでも重いものでは10MBを超えるなんてよくあること。
3MB以内に収めて送る…うーん、難しそうですよね。
ウイルス等の可能性があるためexeなどの一部の拡張子はブロックされてしまうサーバーもあります。
そもそもメールに添付して送ることができない、これは困ってしまいますね。
メールに添付できない…となれば次に思い浮かぶのはファイル転送サービス。
ファイル転送サービスにファイルをアップロードし、URLをメールなどでお知らせしダウンロードしてもらうため、相手方のメールサーバの負担などは心配しなくても良くなります。
GigaFile便、宅ふぁいる便、firestorage…などさまざまなサービスがありますが、こんなとっても便利そうなファイル転送サービスでもやっぱり気になる点があるのです。
こういったサービスではファイルの保持期間が決まっていることがほとんどです。
サービスによってまちまちですが3日～14日程度。
14日もあれば大丈夫では？と思うかもしれませんが、相手の方がうっかりダウンロードを忘れてしまって…ということもあるかもしれません。
たくさんの人が利用しているサービス、時間帯によってはアクセスが集中してダウンロードに時間がかかりイライラ…なんてこともあります。
無料のサービスでは仕方がないことではありますが、中には広告がばーんと表示されるサービスもあります。
ビジネスのやりとりで使うに相応しいとはいい難い面もあるかもしれませんね。
そこで私がオススメするのがGoogleドライブです。
Gmailアカウントがあれば簡単に使うことができるGoogleドライブ。
存在は知っているけど使ったことがないという人も多いかもしれませんが、これがファイルを共有するのに実に便利なのです！
では手順を追って使い方を説明いたしましょう。
まずはGoogleアカウントが必要になります。
アカウントがない方はまずはアカウント開設をして http://drive.google.com/ にサインインします。
アップロードは簡単、ドラッグするだけ！
ドラッグがうまくいかないというかたは、左上の［新規］ボタン→［ファイルのアップロード］からアップロードすることもできます。
アップロードしたファイルを選択し右クリック→［共有可能なリンクを取得］で表示されたURLをコピーすることで、共有URLを取得することができます。
（＊右クリックコピーは効かないのでctrl＋Cでコピーしてください）
このURLを知っている人はクリックするだけでファイルを閲覧できるようになります。
相手の方にメールなどで共有URLをお知らせしてください。
この時にダウンロード手順の説明も記載しておくと良いですね。
共有URLをクリックするとどなたでもファイルにアクセスすることができダウンロードすることができます。
ちなみに共有URLだけが分かればOKなので、ダウンロードする側の人はGoogleにログインしている必要はありません。
メール以外にもLINEやChatWork、Hangoutなどで送るのもOK。
スマートフォンでもダウンロードできます。
ファイル保持期限はありませんので、いつの間にか共有URLをクリックしても見れなくなった…なんてこともありません。
相手の方がダウンロードしたのを確認できましたら自分で共有を停止しましょう。
ファイルを選択し右クリック→［共有可能なリンクを取得］→「リンクの共有がオンです」の右側のボタンを左にスライドすると共有をオフにすることができます。
オフにすれば共有URLを知っている人がアクセスしてもファイルを見ることはできません。
Googleドライブでのファイル共有いかがでしたか？
実はとっても簡単に気軽に使うことができ、共有しているフィアルの把握もしやすくなりますので、ぜひぜひビジネスだけでなくプライベートでも活用してみてください♪
それにしてもGoogleのサービスは本当に便利なものばかりですねー。
その他のサービス、特に個人的に無いと生きていけないレベルになっているGoogle Photoについてもそのうちご紹介したいと思います。